Définition

Il s’agit d’un document joint au contrat de location ayant pour but de décrire et constater l’état du logement et de ses différents équipements.

L’état des lieux doit être établi par le bailleur et le preneur, et doit être conforme à l’ensemble des équipements mentionnés dans le contrat de location.

Quels sont les avantages pour le propriétaire ?

En effectuant un état des lieux au départ du locataire, le propriétaire peut constater l’évolution de l’état de son logement au cours de la période d’occupation par le locataire.

Il pourra éventuellement prétendre à des indemnités, notamment en conservant tout ou partie du dépôt de garantie, au titre des dégradations non liées à un usage normal des locaux commises par le locataire.

Quels sont les avantages pour le locataire ?

L’état des lieux permet au locataire de vérifier que le logement mit à sa disposition est décent, autrement dit en bon état d’usage et de réparation.

Lors de la restitution (qui intervient à la fin du bail), la réalisation d’un état des lieux de sortie lui permet d’apporter la preuve que les éventuelles dégradations subies par les locaux ne résultent que de la vétusté du bien et d’un usage normal.

Est-il nécessaire d’effectuer un état des lieux ?

Même si, d’un point de vue légal, son absence ne vous empêche pas de louer un bien immobilier, un état des lieux est très souvent effectué lors de l’entrée d’un locataire dans le logement. En effet, en l’absence de document attestant de l’état du logement, le locataire peut se retrouver dans une situation défavorable.

En l’absence d’état des lieux, le logement est présumé être en bon état, conformément à l’article 1731 du Code civil. Il résulte donc de cette disposition légale que le locataire est tenu de restituer le logement dans le même état que le jour où il en a pris possession, même si cette qualification ne correspond pas à la réalité.

Lorsque le propriétaire et le locataire décident d’effectuer un état des lieux du logement mis en location, cette formalité doit intervenir à deux moments :

• Au moment où le locataire prend possession des locaux 
• Au moment de la restitution du logement au terme du contrat de bail.

L’état des lieux d’entrée

L’état des lieux d’entrée dans les locaux est établi conjointement par le propriétaire et le locataire, ou par des mandataires dûment nommés par eux, à l’occasion de la remise des clés.

S’ils ne s’entendent pas, il reste possible de recourir à un huissier de justice pour rédiger l’état des lieux. Ce document doit décrire précisément le logement, ses équipements et son état de conservation.

L’état des lieux de sortie

Il ne peut être dressé d’état des lieux de sortie que lorsque le propriétaire et le locataire ont effectué au préalable l’état des lieux d’entrée.

En effet, l’intérêt principal de l’état des lieux réside dans la comparaison que ce document permet d’établir entre l’état du logement lors de sa mise en location et son état à la restitution.

Il permet d’évaluer les éventuelles dégradations subies par les locaux. Il sera ainsi déterminé si ces dégradations sont liées à l’usage normal du bien pendant la période d’occupation du logement par le locataire, ou si leur caractère anormal permet au propriétaire de prétendre à des indemnités, notamment par la retenue du dépôt de garantie.

Il est indispensable que l’état des lieux intervienne rapidement après la restitution des lieux, afin de garantir que l’état du logement constaté au moment de l’évaluation corresponde bien à son état lors du départ du locataire.

Ainsi, l’état des lieux ne sera pas admis lorsque le bailleur l’effectue 2 mois après la restitution du logement par le preneur, et ce au bénéfice de ce dernier.

La rédaction de l’état des lieux doit être contradictoire, ce qui implique l’existence d’un accord entre le propriétaire et le locataire sur l’état des locaux et des différents équipements. Une procédure particulière doit être suivie et certaines mentions obligatoires sont requises afin de garantir la fiabilité du document.

Les modalités de réalisation d’un état des lieux

Au moment de l’état des lieux, le bailleur et le preneur (ou leurs mandataires) inspectent l’ensemble du logement.

Il est alors nécessaire d’apposer une qualification sur chaque élément d’équipement mis à la disposition du locataire en utilisant des termes tels que :

• Neuf
• Bon état
• Etat d’usage
• Mauvais état

Ces qualificatifs ne sont cependant pas suffisants, et il est préférable d’y assortir des commentaires ou des réserves afin de décrire précisément l’état de l’objet en question.

De plus, l’état des lieux doit être dressé en deux exemplaires destinés au propriétaire et au locataire, signés par chacune des parties ou leurs mandataires.

Le décret du 30 Mars 2016 dispose que les états des lieux peuvent être réalisés sous la forme d’un document unique, ou de documents séparés mais ces derniers doivent alors avoir une présentation similaire.

La preuve de la conformité entre les équipements mentionnés dans le contrat de location et ceux figurant dans le logement peut se faire à l’aide de photos, qui le cas échéant devront être datées et signées.

Il est également recommandé de dresser une grille de vétusté, laquelle permettra de comparer l’état du bien à l’entrée puis à la sortie des lieux.

Les mentions obligatoires

L’état des lieux d’entrée ainsi que l’état des lieux de sortie contiennent un certain nombre de mentions obligatoires, à savoir :

Peut-on modifier un état des lieux après sa réalisation ?

Une fois l’état des lieux établi,  il est fréquent que le locataire constate des éléments nouveaux et remarque des différences entre la réalité et les éléments figurant sur l’état des lieux établi avec le propriétaire.

Il lui est alors possible de demander une modification du document. Toutefois, des délais sont à respecter. Ils dépendent des éléments sur lesquels portent les éventuelles modifications à apporter :

• Tout élément concernant le logement : délai de 10 jours à compter de la réalisation de l’état des lieux.
• Toute remarque concernant l’état des éléments de chauffage : délai d’un mois au cours de la période de chauffe.

Le locataire adresse sa demande de modification au propriétaire. En cas de refus du propriétaire de procéder à la modification de l’état des lieux, la commission départementale de conciliation peut être saisie par le locataire.

Lorsque l’état des lieux est réalisé, il arrive que le propriétaire et le locataire ne parviennent pas à s’accorder sur les différents éléments du logement ou sur les termes à employer dans leur description. Il est alors nécessaire de recourir aux services d’un huissier de justice qui substituera son constat locatif à la rédaction conjointe de l’état des lieux par les deux parties : on parle alors d’état des lieux litigieux.

La procédure d’établissement de l’état des lieux par un huissier suit alors un certain nombre d’étapes :

1. Faire appel à un huissier de justice ;
2. Notifier les parties ;
3. Réaliser l’état des lieux par l’huissier de justice ;
4. Répartir les frais d’huissier.

Etape 1 : sollicitation de l’huissier par la partie la plus diligente

La présence d’un huissier est admissible uniquement en cas de litige entre le propriétaire et le locataire, qui doivent en rapporter la preuve. Lorsqu’il n’existe pas de réel litige, la demande en justice de recours à un huissier est rejetée et les parties doivent effectuer l’état des lieux eux-mêmes.

Etape 2 : notification des parties

L’huissier doit informer les parties de sa venue par LRAR (lettre recommandée avec avis de réception) au moins 7 jours avant le rendez-vous. Les deux parties devront être présentes lors de la réalisation de l’état des lieux litigieux.

Etape 3 : réalisation de l’état des lieux

Le constat locatif est réalisé par l’huissier en présence des deux parties, qui ne peuvent s’opposer à ses remarques. En cas de refus de se présenter à l’état des lieux de sortie litigieux, 2 recours existent en fonction de la qualité de la personne faisant preuve de réticence :

• Refus du locataire : le propriétaire saisit le tribunal d’instance du ressort du logement afin d’obtenir le constat du refus du locataire. Le juge désignera alors un huissier de justice qui sera chargé de récupérer les clés en vue de les remettre au propriétaire.
• Refus du propriétaire : le locataire adresse les clés au propriétaire par LRAR. S’il n’y a pas d’état des lieux de sortie, il est présumé avoir restitué le logement en bon état.

Etape 4 : répartition des frais d’huissier

Les frais associés à la réalisation d’un état des lieux litigieux sont partagés entre le bailleur et le preneur.

Que l’état des lieux soit réalisé par l’intermédiaire d’un professionnel ou non, la part acquittée par le locataire ne peut en aucun cas dépasser :

• 3€ par m² de surface habitable ;
• La part payée par le propriétaire.

Tableau récapitulatif des frais engagés pour l’état des lieux 

En cas de litige concernant les états des lieux d’entrée ou de sortie, les parties disposent de 2 types de recours : 

• La conciliation
• La saisine du tribunal dont dépend le logement.

La conciliation

La Commission Départementale de Conciliation peut être saisie par le locataire comme par le propriétaire, par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception.

Cette instance paritaire composée de représentants des bailleurs et des locataires tentera de trouver une solution amiable susceptible de satisfaire les deux parties. Outre la commission départementale de conciliation, les parties ont également la possibilité de s’adresser à un conciliateur de justice. Ces deux méthodes de conciliation présentent l’avantage d’être gratuites.

La saisine du tribunal compétent

Les parties peuvent également saisir le tribunal du ressort du logement, après l’échec de la conciliation ou directement, sans avoir eu recours à cette dernière. Avant d’entamer une procédure devant le juge, il est nécessaire d’en comprendre les implications, et notamment d’anticiper les nombreux coûts associés aux démarches devant le tribunal (frais d’huissier, frais d’avocat…).

L’établissement de l’état des lieux n’étant pas une obligation, il est possible qu’il ne soit pas joint au contrat de location. De manière générale, en l’absence d’état des lieux, le logement délivré au locataire est présumé être en bon état de réparations locatives, et doit être restitué comme tel au terme du bail.

Cette présomption n’est pas absolue, et il est possible d’en apporter la preuve contraire par tous moyens (grâce à des photographies réalisées par un huissier par exemple).

La présomption de délivrance en bon état du logement en absence d’état des lieux ne peut cependant être invoquée par :

• La partie qui fait obstacle à l’établissement du document
• La partie qui fait obstacle à la délivrance du document à l’autre signataire.

L’absence d’état des lieux peut résulter de différents comportements.

Absence d’état des lieux du fait du refus du propriétaire

En dépit des mises en demeure du locataire (qui doivent être adressées de manière formelle afin de conserver leur caractère probant), il peut arriver que le propriétaire s’oppose à l’établissement de l’état des lieux. En cas de dégradation du logement au terme du bail, c’est à lui qu’incombe la tâche de démontrer que les locaux étaient effectivement en bon état au moment de leur délivrance au locataire.

Absence d’état des lieux du faite du refus du locataire

L’absence d’état des lieux étant, dans cette situation, favorable au propriétaire, celui-ci n’est pas tenu d’apporter la preuve d’éventuelles mises en demeure adressées au locataire. Le logement est alors présumé délivré en bon état de réparations locatives, et doit le restituer comme tel à moins de démontrer par tous moyens qu’il l’a initialement reçu en mauvais état.

Absence d’état des lieux du fait d’une négligence commune

Cette situation s’assimile à une absence d’état des lieux imputable au refus du locataire. Le régime est alors identique, et le locataire est donc tenu de restituer le logement en bon état du fait de la présomption de délivrance en bon état. Il peut cependant apporter la preuve contraire par tous moyens.

Afin d’effectuer correctement l’état des lieux, le propriétaire comme le locataire doivent suivre certaines recommandations particulièrement importantes :

1. Exiger l’établissement de l’état des lieux même en cas de refus de la partie adverse ;
2. Effectuer l’état des lieux d’entrée au moment de la remise des clés, et l’état des lieux de sortie lors de la restitution du logement ;
3. Rédiger l’état des lieux de manière précise et détaillée ; 
4. Signer l’état des lieux et en remettre un exemplaire à chaque partie ; 
5. Demander la modification de l’état des lieux dans les délais : 10 jours pour les éléments du logement et 1er mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffe.
6. Recourir à un huissier de justice en cas de désaccord sérieux entre les parties ;
7. Saisir de préférence la commission départementale de conciliation pour tout conflit (procédure gratuite).