La société de domiciliation

Modifier l’adresse d’une entreprise est souvent nécessaire au cours de l’existence de cette dernière. La démarche s’effectue en quelques étapes. Il convient de savoir pourquoi, quand et comment l’entreprendre.

Avant de procéder à la modification de l’adresse de l’entreprise, il est aussi important de se renseigner sur certains points, tels que les coûts à prévoir, les erreurs à éviter en changeant l’adresse, ainsi que les conséquences de la démarche.

Pour quelles raisons vouloir modifier l’adresse de son entreprise ?

Parfois, il s’agit d’un choix stratégique pour bénéficier d’aides destinées aux entreprises situées dans certaines géographiques. Mais de nombreuses autres raisons peuvent amener l’entrepreneur à modifier l’adresse du siège social.

À quoi correspond l’adresse d’une société

C’est l’adresse du siège social de la société. Cette adresse de domiciliation peut être différente de celle du lieu d’exercice. À la différence de cette dernière, elle doit apparaître sur l’extrait Kbis et dans les statuts.

L’adresse d’une société doit figurer également sur chaque document commercial (devis, facture, etc.) Elle permet à la fois de définir :

• Le tribunal compétent pour trancher les éventuels litiges concernant la société ;
• La nationalité de l’entreprise ;
• La loi applicable.

D’autre part, elle peut être fixée au domicile personnel du représentant légal ou dans :

• Un local propre ;
• Une pépinière d’entreprises ;
• Société de domiciliation.

Le siège social d’une entreprise détermine son domicile juridique. En effet, il renseigne sur l’emplacement juridique de cette dernière. En cas de déménagement, il est évident que l’on doive procéder à un changement d’adresse.

Pourquoi vouloir la modifier ?

Comme cité précédemment, certains événements survenant au cours de la vie de l’entreprise peuvent contraindre les entrepreneurs à modifier l’adresse de cette dernière. L’arrivée à échéance du bail commercial en fait partie. Dans la liste figure également :

• Le changement d’adresse du dirigeant ;
• Le souhait de profiter de la notoriété ou l’exposition d’un lieu spécifique.

Le besoin de disposer de locaux plus spacieux peut pousser également les dirigeants d’entreprise à modifier l’adresse du siège social. De même, des motifs personnels les incitent parfois à procéder au déménagement. Il est même possible qu’ils décident de déménager pour pouvoir profiter d’un loyer moins élevé.

Comment modifier l’adresse d’une entreprise ?

Des formalités obligatoires doivent être accomplies lorsque l’on souhaite modifier l’adresse d’une entreprise. La première consiste à voter la décision. Ensuite, il sera nécessaire de procéder à la modification des statuts de la société. Et avant de réaliser les démarches en ligne, il faudra publier un avis de transfert de siège social.

Étape 1 :  Voter la décision de changement d’adresse en AGE

La personne compétente pour prendre la décision de modifier l’adresse dépend du statut juridique de l’entreprise. Pour une SASU, seuls les statuts définissent le fonctionnement de la société, ainsi que l’organe compétent. Le document prévoit si c’est le président ou les associés qui décident du changement.

Au sein d’une SARL, le gérant décide de la modification de l’adresse de l’entreprise. Par ailleurs, il est tenu de convoquer les associés afin de ratifier la décision. Et dans une société civile, il faut voter la décision en AGE des associés à la majorité.

Dans une société anonyme, la décision de modifier l’adresse de l’entreprise revient, soit au conseil de :

• Surveillance ;
• Administration.

Étape 2 : Faire la rédaction du procès-verbal

La décision de modifier l’adresse de l’entreprise doit être consignée par écrit sous la forme :

• D’un PV d’AGE des associés au sein d’une société pluripersonnelle ;
• D’une décision de l’associé unique dans une entreprise unipersonnelle.

Le procès-verbal servira d’acte modificatif. Outre la date du transfert de siège social, le document précise :

• L’ancienne adresse de l’entreprise ;
• La nouvelle adresse ;
• Le numéro de l’article modifié dans les statuts ;
• La nature de la modification.

Il convient également de noter qu’après la modification de l’adresse, il est nécessaire de mettre à jour les documents administratifs comme les factures où cette dernière apparaît pour qu’elle soit effective.

Outre les factures, il faudra réaliser une mise à jour des :

• Courriers officiels ;
• Devis ;
• Signatures d’e-mail ;
• Plaquettes commerciales ;
• Cartes de visite.

De même, il faudra réaliser une mise à jour des statuts en remplaçant l’ancienne adresse par la nouvelle et faire signer le document par les associés de la société. Soulignons qu’en cas de transfert de siège social, leur signature est obligatoire, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise. Par ailleurs, la modification de toutes les clauses n’est pas nécessaire.

Étape 3 : Publier une annonce légale pour l’avis de transfert de siège social

La publication de la modification de l’adresse doit s’effectuer dans un JAL habilité. Pour l’avoir effectuée, l’entreprise obtiendra une attestation de parution. Les mentions devant apparaître dans l’annonce légale peuvent varier selon :

• Le statut juridique ;
• L’activité de l’entreprise.

Mais en règle générale, l’avis de transfert contient :

• Le transfert du siège, avec la nouvelle et l’ancienne adresse ;
• Les coordonnées des personnes ayant le pouvoir d’engager la société ;
• Le statut juridique et la dénomination de l’entreprise ;
• Le montant du capital ;
• Le Siren ;
• La mention RCS, le cas échéant ;
• La ville du greffe compétent ;
• La ville du greffe du nouveau siège social.

Dans le cas où le transfert de siège social concernerait une société titulaire d’une autorisation qu’une autorité de contrôle a fournie dans le cadre d’une activité réglementée, d’autres documents doivent encore être prévus. Il peut s’agir :

• D’un diplôme ;
• D’un agrément ;
• D’une autorisation d’exercice.

Et si l’opération s’effectue dans le département où le siège social se trouve, l’entreprise devra faire une seule publication. Par ailleurs, dans le cas où la modification impliquerait un changement de tribunal et de département, elle sera tenue d’en faire deux, dans un journal couvrant :

• L’ancien département ;
• Le futur département du siège social.

Le représentant légal a un mois, à compter de la prise de décision de modifier l’adresse, pour faire publier l’avis de transfert de siège social. L’annonce permet d’informer les tiers du changement. Précisons que l’adresse d’une entreprise est une information publique que l’on peut obtenir en lançant une recherche dans le répertoire Sirene. En cas de transfert de siège social, ce dernier fera l’objet d’une mise à jour de manière automatique.

Étape 4 :  En la formalité en ligne

La déclaration de la modification d’adresse s’effectue en ligne sur le guichet unique, la plateforme numérique gérée par l’INPI. La démarche requiert la constitution d’un dossier comprenant :

• Un formulaire de demande de modification ;
• Un exemplaire de la décision de modification, certifié conforme à l’original ;
• Un exemplaire des statuts mis à jour et certifié conforme à l’original ;
• L’attestation de parution de l’avis de transfert dans un JAL ;
• Un justificatif de jouissance de la nouvelle adresse (facture d’électricité, contrat de domiciliation ou encore bail).

Si la formalité n’est pas accomplie par le représentant légal de la société, il faudra également joindre au dossier une lettre octroyant un pouvoir au déclarant. Et dans le cas où le transfert de siège social aurait pour conséquence la modification des bénéficiaires effectifs de l’entreprise, il est impératif de le déclarer sur le guichet unique.

Une fois le dossier complet, il ne reste plus qu’à le déposer sur le guichet unique, à signer la formalité et en effectuer le paiement. Notons qu’il est possible d’effectuer le suivi de cette dernière en utilisant un tableau de bord disponible sur la plateforme.

Mais pour pouvoir accomplir la formalité sur le guichet unique, le déclarant devra au préalable avoir créé un compte sur la plateforme. Si ce n’est pas le cas, il faudra qu’il fasse une inscription pour pouvoir se connecter et accéder à un espace personnel.

Soulignons que les démarches de transfert de siège social peuvent être confiées à un prestataire spécialisé, qui offre un service à la fois rapide et économique. Cette solution permet d’organiser le déménagement de l’entreprise en toute sérénité.

En choisissant cette option, le dirigeant pourra se focaliser pleinement sur son cœur de métier. Il n’aura pas à se soucier des démarches à entreprendre pour changer l’adresse de l’entreprise. Le prestataire s’occupera de tout.

Quand faut-il modifier l’adresse de son entreprise ?

Selon l’urgence de la situation, le changement d’adresse doit se préparer quelques mois avant la date du déménagement. Notons qu’il n’est pas rare que ce soit pour des raisons personnelles que le dirigeant de l’entreprise décide de réaliser la démarche. En effet, celle-ci est souvent domiciliée chez lui.

Il peut même opter pour le changement pour une raison de sécurité. Dans tous les cas, il est d’ailleurs plus intéressant d’avoir une adresse administrative distincte de celle du domicile du dirigeant. Un tel choix rassure plus les clients et rend l’entreprise plus crédible.

Le dirigeant peut décider également de procéder à un transfert de siège social lorsqu’il estime qu’il pourrait payer moins de CFE ou Cotisation foncière des entreprises dans un autre département. Notons que cette décision ne l’empêche pas de sous-louer un bureau de travail à l’entreprise sous certaines conditions.

Lorsque le changement de domiciliation a fait l’objet d’une approbation en AG ou Assemblée générale, il sera temps de procéder à la modification des statuts de l’entreprise. Pour rappel, la réalisation de cette formalité constitue une obligation légale pour rendre la décision effective. Il faudra notamment modifier la clause relative au siège social et remplacer l’ancienne adresse fiscale par la nouvelle. Une fois cela fait, tous les associés devront parapher et signer le document mis à jour.

Quels sont les coûts associés à cette démarche ?

Le changement d’adresse a un prix. D’abord, celui-ci dépend du statut juridique de l’entreprise. Mais il varie également selon qu’un changement du tribunal compétent a lieu ou non. Comme cité précédemment, si le nouveau siège est installé dans un autre département, le déclarant devra publier deux avis de transfert (un dans un chaque département), ce qui double les frais d’annonces légales.

Aussi, les frais d’annonces légales s’élèvent, soit entre :

• 150 euros et 200 euros ;
• 300 euros et 400 euros.

Concernant les frais de greffe, ils sont généralement de 192,01 euros pour une :

• SARL ;
• SCI;
• SAS.

En cas de changement de ressort, ils sont de 226,49 euros. Les prix sont moins élevés pour les sociétés unipersonnelles (SASU et EURL). Ils sont fixés à 83,49 euros. Si aucun changement de tribunal n’a lieu, ils s’élèvent même à 76,01 euros.

Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la modification d’adresse ?

Les entrepreneurs novices commettent souvent certaines erreurs lorsqu’ils projettent de modifier l’adresse d’une entreprise. Par exemple, ils ont tendance à confondre le lieu d’exercice et l’adresse de domiciliation. Il convient de comprendre que cette dernière ne correspond pas toujours à l’endroit où l’entreprise mène son activité.

Il faut savoir que le siège social se trouve à l’adresse choisie pour recevoir le courrier professionnel. Quant au lieu d’exercice, il est utilisé pour réaliser les projets. Soulignons aussi qu’il est autorisé d’exercer une activité depuis n’importe quel endroit :

• Dans le même département ;
• À l’étranger.

En envisageant de modifier l’adresse, certains entrepreneurs font également l’erreur de choisir un secteur géographique quelconque. Or, l’emplacement a une importance capitale parce qu’il peut influencer la perception que les partenaires commerciaux et les clients auront de l’entreprise.

Il convient alors de prendre le temps d’étudier le secteur géographique où l’on prévoit de domicilier l’entreprise si l’adresse personnelle du dirigeant ne peut pas servir de siège social. Il est préférable que l’endroit soit aussi facilement accessible.

Certains entrepreneurs optent même pour une solution de domiciliation au hasard. Or, diverses options s’offrent à eux. Mieux vaut toutes les considérer avant de procéder à la modification de l’adresse d’une entreprise. En effet, il est possible de :

• Choisir une société de domiciliation,
• Louer ou acheter un bureau, voire un local professionnel.

Domicilier son entreprise chez soi reste la solution la plus simple et la moins coûteuse pour le dirigeant. C’est souvent l’option idéale qui s’offre à lui lorsqu’il vient de démarrer son activité. Mais elle présente également quelques inconvénients. En effet, il faudra communiquer l’adresse à des tiers, ce qui risque de compromettre l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle du chef d’entreprise.

Quant à la société de domiciliation, elle permet, certes, de bénéficier d’une adresse prestigieuse dans un quartier d’affaires, mais il faut se rappeler que son service n’est pas gratuit. Il est bon de noter que pour faciliter la tâche à ses clients, elle leur offre des services supplémentaires, tels que :

• L’assistance administrative ;
• La location d’une salle de réunion ;
• La réception de courriers.

Concernant l’achat ou la location d’un local, il convient surtout aux entrepreneurs qui ont besoin d’un grand espace. Cependant, il nécessite un investissement financier important. En effet, il requiert souvent l’élaboration d’un plan de financement.

Dans le cadre d’un projet de modification d’adresse, les entrepreneurs ne prennent souvent pas non plus le temps de comparer les propositions existant sur le marché. Avant de se tourner vers une société de domiciliation, il est pourtant important d’effectuer une comparaison des offres pour trouver celle qui convient réellement aux besoins de l’entreprise. En effet, une telle démarche permettra de dénicher le prestataire présentant le meilleur rapport qualité-prix. Or, il est facile de l’accomplir en utilisant un comparateur en ligne.

En comparant les offres de domiciliation, il convient de prendre en compte un certain nombre de critères, dont les services proposés. Certaines sociétés peuvent s’occuper, entre autres de la :

• Permanence téléphonique ;
• Gestion du courrier.

Le coût de la domiciliation figure également parmi les critères à prendre en compte lors de la comparaison des offres. En effet, le prix du service peut varier de manière considérable d’un prestataire à l’autre. D’autre part, certaines sociétés proposent plus de flexibilité en matière de :

• Durée de contrat ;
• Résiliation.

De même, la réputation du prestataire doit être vérifiée avant de s’engager. Certains entrepreneurs font également l’erreur de ne pas s’en soucier lors du choix d’une société de domiciliation. D’autres ne prennent même pas le temps de lire les clauses du contrat avant de signer le document.

Quelles sont les conséquences de ce changement ?

Le changement a pour principales conséquences :

• L’actualisation des documents légaux de la société (devis, contrat, statuts ou encore facture) ;
• Le changement du tribunal compétent (en cas de transfert vers un autre département).

Comme cité précédemment, il entraînera également la mise à jour du numéro SIRET, qui dépend du lieu d’enregistrement de la société. Mais le changement d’adresse peut avoir aussi des implications fiscales, notamment concernant le montant de la contribution économique territoriale.

FAQ

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Samuel Goldstein

Samuel est co-fondateur de LegalPlace et responsable du contenu éditorial. L’ambition est de rendre accessible le savoir-faire juridique au plus grand nombre grâce à un contenu simple et de qualité. Samuel est diplômé de Supelec et de HEC Paris

Dernière mise à jour le 30/07/2024

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